Gedeeld postvak niet in Outlook desktop tonen.

Gedeelde postvakken (shared mailbox) worden met grote regelmaat aangemaakt. Dit is voor systeembeheer zo gedaan vanuit Office365 Admin/Exchange. Geen gebruikerslicentie nodig wat het goedkoop maakt en voor iedereen wel zo begrijpelijk en snel in te voeren in de organisatie.

Wanneer aan een gedeeld postvak “full access” rechten worden toegekend aan de gebruikers wordt de mailbox zichtbaar in Outlook Desktop. Vaak juist de bedoeling maar soms zeker niet wenselijk. Denk aan gebruiker die heel af en toe (lees: “niet”)  deze mailbox zal bekijken of alleen verzend namens de gedeelde mailbox (send as rechten). Meest voorkomende reden is dat als een gebruiker meerdere gedeelde postvakken onderhoud Outlook of complete systeem erg traag gaan werken. Door de “automapping” functie voor een gedeeld postvak uit te schakelen voorkom je dat Outlook alle mailboxen gaat synchroniseren.

Oplossing

Via PowerShell commando’s “automapping” uitschakelen.

Uitwerking

#Start PowerShell en maak verbinding met Exchange Online (administrator rechten noodzakelijk uiteraard)

$credential = Get-Credential
Import-Module MsOnline
Connect-MsolService -Credential $credential
$exchangeSession = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri "https://outlook.office365.com/powershell-liveid/" -Credential $credential -Authentication "Basic" -AllowRedirection
Import-PSSession $exchangeSession -DisableNameChecking

#Verwijder en voeg opnieuw rechten toe van de gebruiker op de gedeelde mailbox, “resetten” automapping dus.

Remove-MailboxPermission -Identity gedeeldpostvak@domein.nl -User gebruiker@domein.nl -AccessRights FullAccess
Add-MailboxPermission --Identity gedeeldpostvak@domein.nl -User gebruiker@domein.nl -AccessRights FullAccess -AutoMapping:$false

Hoe bekijk je de email als automapping uit staat (en dus niet meer in outlook te vinden)?

Via de browser, https://outlook.office.com/owa/ en vervolgens het e-mailadres van het gedeelde postvak. Bijvoorbeeld: <gedeeldpostvak@domein.nl>.
De URL wordt: https://outlook.office.com/owa/gedeeldpostvak@domein.nl

 

2018-07-29T19:44:02+00:00Tags: , , , |